Минэкономразвития предложило бизнесу сэкономить на хранении документации

Минэкономразвития сообщило о том, что во исполнение национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» разработан законопроект об электронном деловом документообороте. Ведомство считает, что эта полезная инициатива поможет бизнесу сэкономить значительную сумму денег.

Нынешнее законодательство предусматривает обязательность хранения бумажных документов, причем особо важные требуется хранить до 75 лет. В результате, указывает Минэкономразвития, затраты, например, одной кредитной организации только на соблюдение этого требования могут достигать 2,5 млрд. рублей в год. Всего же бизнес тратит на хранение документации порядка 3,5 триллиона рублей ежегодно.

В этой связи министерство предлагает переход на электронный документооборот, позволяющий осуществить долговременное хранение документации, а также – конвертацию документов, которая не изменит его юридической значимости. По общему правилу, бумажные документы разрешат уничтожить через год после их перевода в электронный формат.

Ведомство отмечает, что законопроект решит ряд задач:

- бизнес сможет создавать электронные дубликаты бумажных документов, при этом их юридическая значимость не изменится;

- равнозначность дубликата будет соблюдаться через следующие условия: дубликат создает лицо, которое подписало первоначальный документ, либо – аккредитованное лицо, либо иной субъект на основании закона. Содержание и внешняя форма документов должны совпадать. Дубликат должен быть подписан электронной либо собственноручной подписью уполномоченного лица, при этом должно видно дату и время подписания;

- появляется регулирование механизма конвертации документа – преобразования из одного электронного формата в другой без изменения его содержания;

- устанавливаются требования к предпринимателям (в частности, - необходимость аккредитации), которые будут заниматься созданием и хранением электронных документов;

- определяются требования по хранению электронных версий документации;

- появляется возможность снижения сроков хранения (до года) бумажных документов, если созданы их электронные дубликаты.

Минэкономразвития указывает, что станет возможным хранение таких документов, как согласия на обработку персональных данных, документы бухгалтерского учета, аудиторские заключения и др.