Иностранный гражданин Малыгина С.В. (имя изменено) работала в ООО с 2017 по 2018 гг. При выплате ЗП ООО удерживало с нее НДФЛ в соответствии с НК РФ.

Согласно законодательству, сотрудник может обратиться к работодателю с заявлением возместить оплаченный НДФЛ по патенту.

В 2019 году в адрес ООО через Почту России поступила претензия, в которой говорилось, что Малыгина обращалась к работодателю с заявлением возместить сумму оплаченного патента и приложила оригинал заявления без отметок о принятии такого заявления работодателем. Заявление, приложенное к претензии написано задним числом. На претензию ООО не ответило. Сейчас Малыгина обратилась в суд по этому же вопросу.

По факту ситуация следующая. Этими вопросами Малыгина занималась сама, когда работала и подавала заявления в налоговую на возмещение по НДФЛ, однако ей налоговая отказывала.

ООО не получало от налоговой уведомлений о возможности уменьшения НДФЛ при выплате ЗП, также не получало возмещений из налоговой по ее НДФЛ.

В период работы Малыгина никаких заявлений в ООО не подавала, отметок о принятии ее заявлений нет ни у нас, ни у нее самой.

Понятно, что судом она ничего не добьется. Как правильно оформлять возмещение НДФЛ за патент иностранному гражданину в таких случаях?