Здравствуйте! Раз месяц или даже раз в квартал вполне можно, главное потом разобраться что к чему.

Срок, на который выдаются деньги, определяет сама организация. Можно в начале года издать Приказ по фамилиям или по должностям (как удобнее) кому, сколько максимум, и на сколько можно деньги под отчет выдавать (на хоз. нужды). Лучше (но не обязательно), чтобы крайний срок был 31.12. И тогда, если директор 15.01 получит под отчет 1 000 000 рублей сроком до 31.12 как будет в приказе написано, то проблем быть не должно. До декабря он либо отчитается, или деньги назад вернет. Или уже отразите как его доход.